令和４年１月１日から電子帳簿保存法の改正により、電子取引にともなう請求書や領収書は電子データで保存することが義務化されました。
今までは、見積書や請求書、領収書等をメールなどの電子データで受領した場合、紙に出力して保存することが一般的でした。
これからは紙での保存だけでは認められなくなるので、電子取引に該当するケースを確認し、保存方法を徹底しましょう。

【電子取引とは】
電子取引とは、取引情報の受渡しを電磁的方式により行う取引のことです。電磁的方式とは、いわゆるEDI※取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報の受渡しをする取引（添付ファイルを含む）等のことです。
また、取引情報とは、取引において受領、交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類に通常記載される事項のことです。
　※EDI：電子データ交換（Electronic Data Interchange）

【義務化の時期】
電子帳簿保存法の改正は、令和４年１月１日から、電子取引を行う全ての事業者に適用されます。
事業年度に関係なく適用されるので、同一事業年度であっても、令和３年１２月３１日までに行う電子取引と、令和４年１月１日以後に行う電子取引では、取引情報の保存要件が異なります。
令和４年１月１日から電子データによる保存がされていない場合、青色申告の承認取消しの対象になる可能性があるので注意しましょう。

【具体的な電子取引】
自社では電子取引はしていないと思っている方でも、意外と色々な場面で電子取引が行われているケースがあります。自社に電子取引に該当するものがないかを確認しましょう。

＜電子取引に該当するもの＞
□ ネットショップ（アマゾン、楽天、モノタロウ等）で会社の備品を購入し、領収書をPDFデータでダウンロードしている
□ 社員がアマゾン等で会社の備品を立替払いし、領収書を電子データで受け取っている
□ 複合機のFAX機能で見積書や請求書を受信し、書面に出力することなく電子データを保存している
□ 電子請求書や電子領収書を受け取っている
□ 電子メール（メール本文や添付ファイル）で請求書や領収書を受け取っている
□ DVDやフラッシュメモリで請求書や領収書のデータを受け取っている
□ ネットショップに出店し、自社の商品を顧客に販売している
□ 公共料金の請求書をインターネットで確認している
□ クレジットカードの利用明細をインターネットで入手している
□ 電子決済サービス（PayPay等）を利用している
□ 社員がネットで購入した旅費（JALやANA等）を立替払い精算している
□ 大手メーカーとの取引に専用のシステム（EDIシステム）を利用している
□ 運送会社の請求データをインターネットで入手している

【電子取引データ保存の３要件】
電子メールで取引情報の受渡しを行った場合、取引情報が記載されている箇所によって保存する電子データが異なります。
　電子メール本文に取引情報が記載されているケース：電子メールそのものを保存
　電子メールの添付ファイルに取引情報が記載されているケース：添付ファイルを保存
電子データの保存する際、以下の３つの要件に準拠している必要があります。

＜真実性の要件＞
以下のいずれかで行う必要あり
（1）電子取引データの発信側がタイムスタンプ※を付与
（2）電子取引データの受信側が速やかにタイムスタンプ※を付与
（3）訂正削除履歴が残るシステムを活用
（4）訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用
　　※タイムスタンプ：ある時刻にその電子データが存在していたこと（存在証明）と、その時刻以降に改ざんされていないこと（非改ざん証明）をするもの。認定されたタイムスタンプ事業者（時刻認証業務認定事業者）により発行される。

＜可視性の要件＞
　●保存場所に、パソコンやプリンタ等の備え付け
　●電子計算器処理システムの概要書の備え付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限る）

＜検索性の要件＞
次の要件を満たす検索機能を確保しておく必要あり（保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は検索機能は不要）
（1）取引年月日、取引金額、取引先を検索条件として設定
（2）日付または金額の項目は、範囲を指定して条件設定することができる※
（3）２つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定ができる※
　　※ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は不要

【中小企業の対応】
電子データ保存の専用ソフトを使わない場合、次のような対応が考えられます。

（1）請求書データ（PDF）のファイル名に規則性をもって内容を表示する。
　例）2022年1月22日に㈱Ａ商事から110,000円の請求書を受領した
　　⇒ 20220122_㈱Ａ商事_110,000

（2）「取引先別」や「月別」など任意のフォルダに格納して保存する。
　例）上記の例の保存先　⇒　「202201」フォルダに格納

（3）「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成し、備えつける。
　　電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（サンプル法人）
　　電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（サンプル個人事業者）

なお、（1）の代わりに索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを日付、金額、取引先で検索できる方法によることも可能です。

電子データ保存の専用ソフトを使う場合は、メール等で受け取った請求書や領収書のPDF、画面ハードコピーなどの画像ファイル（JPG,PNG,BMPなど）を専用ソフトに読み込むことで、保存要件を満たした電子取引データとして保存できます。

詳しくは下記をご参照ください。
「電子帳簿保存法が改正されました」国税庁（R3.5　R3.12改訂）
「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】国税庁（R3.7）

令和４年１月１日から、事業者が取引した電子取引データは、電子帳簿保存法上、電子データによる保存が義務化されました。宥恕（ゆうじょ）措置として、令和５年１２月３１日までは、印刷しての保存も認められています。この間に、電子取引データの保存体制を整備しましょう。なお、電子取引データの保存義務となるのは、法人税、申告所得税の納税者ですので、法人だけでなく、個人事業主も対象となります。

【電子データの保存とは？】
電子取引とは、取引先との間での取引情報を電子データで受け渡すことです。

＜電子取引の例＞
・インターネットによる請求書等の受け渡し
・ネット通販での購入
・電子メールによる見積りや発注
・キャッシュレス決済
・クレジットカードの利用明細をインターネットで確認
※詳しい例はこちらへ

このような電子取引に関する情報（電子取引データ）については、令和３年の電子帳簿保存法の改正により、印刷して保存する方法は認められなくなりました。言い換えれば、紙で受け取ったものは紙のまま保存してよいが、電子取引データで受け渡したものは、電子データのまま保存しなければならないということです。

【宥恕(ゆうじょ)措置期間中に電子データ保存に対応】
令和５年１２月３１日までは宥恕措置として、一定の要件のもと、電子取引データを印刷して保存する今までの方法も認められています。異例の宥恕措置が認められたのは、企業側から、経理の業務フロー変更やシステム対応が間に合わない、一部の書類しか対応できていないなどの声があったためです。

令和５年１０月からは消費税のインボイス制度が始まります。そのため、請求書の発行や受領、経理の業務フローに変更が生じます。その対応も必要となるので、今から電子取引データの保存義務化の準備をしておく必要があります。

電子取引データの保存義務化への対応には時間がかかります。自社で実際に運用してみると、課題や問題点が出てくるため、それを改善しながら電子取引データの保存体制を整備し、それに慣れていく必要があります。

【電子取引データの保存義務化の背景 】
１．電子取引データの証拠能力を担保
なぜ、こんなに急いで電子保存の義務化に舵を切ったのでしょうか？経済社会のデジタル化が進むにつれ、取引情報を電子データで受け渡すケースが急速に進みました。しかし、電子取引データとその出力書面との同一性（証拠能力）を十分に確認できないという問題が生じていました。そのため、出力書面の保存措置を廃止し、電子取引データ自体の保存を義務付けることになりました。

２．今後の税務行政は電子が標準に
社会全体のデジタル化が進む中、国税庁も申告・届出、納税、相談業務などのあらゆる税務手続が税務署に足を運ばなくてもできるように、税務行政全体の電子化を進めています。

３．経理のデジタル化は必須
中小企業の中には、まだまだ電子取引が少ないところも多いと思われます。しかし、中小企業においても、請求書や領収書等をインターネットで受け渡すケースが増えてきています。今後、キャッシュレス決済の普及とともに、請求書や領収書等のペーパーレス化が更に進むことが予想されます。また、取引先から請求書等を電子化する旨の通知を受けた場合、それを拒絶できるケースは少ないでしょう。

令和５年１０月から消費税のインボイス制度が始まると、帳簿及びインボイスの保存期間は７年間とされます。電子取引データで受け取ったインボイスを長期保存する体制も考慮する必要があります。

今から電子取引データの保存体制を準備しておくことは、インボイスの保存への対応にもつながり、経理のペーパーレス化・デジタル化による生産性向上にもつながります。経理体制やシステムの見直しとその準備には時間がかかります。今から電子取引データの保存体制の整備に取り掛かりましょう。

【宥恕措置の間にやるべきことは？】
宥恕措置は、あくまでも運用上の配慮であるため、令和６年１月からは電子取引データを印刷して保存することが一切認められなくなります。
令和４年は、電子取引データを電子データ保存するための準備期間として、自社の電子取引を洗い出し、その保存方法や電子保存システムの検討をしましょう。
次に、経理の業務フローを改善し、令和６年１月を安心して迎えられるようにしましょう。

＜電子取引データ保存のスケジュール例＞

電子取引データは、電子メールに添付された請求書や領収書等だけではありません。もれなく収集して保存するには、社内の業務フローを整備する必要があります。
電子取引データ保存への対応には、３つのステップがあります。
ステップ１．取引先との間で受け渡している電子取引データの把握（現状把握）
ステップ２．電子取引データの保存要件を満たしているかどうかの確認
ステップ３．電子取引データの保存をどのような方法・システムで行うかの確認
今回は、ステップ１の現状把握についてご説明いたします。

【取引先から受け取る全ての書類を確認する】
電子取引データには様々なものがあります。「電子取引は行っていない」と決めつけず、まずは自社で行われている電子取引を洗い出しましょう。それには、税法上保存すべき紙の書類と電子取引データの全てを把握する必要があります。事態調査するには、以下のように取引先ごとに紙と電子取引データの全ての書類等をリストアップしましょう。

＜実態調査のリストアップ項目＞
(1)取引先（どこから、またはどこへ）
(2)書類の種類（請求書、領収書、見積書など）
(3)受取部門・担当（保管部門・担当）
(4)受取方法（PDFや紙など）
(5)書類の枚数（ひと月当たりの保存容量や作業量の見積り）

リストアップは、「見積 ⇒ 受注 ⇒ 出荷指示 ⇒ 売上」「契約・発注 ⇒ 入荷・仕入 ⇒ 支払」など自社の商流に合わせて「自社が発行した書類等」「自社が受け取った書類等」に分けて確認しましょう。リストには、電子取引データだけでなく紙の取引もリストアップしておくと、将来ペーパーレス化を検討する際に役立ちます。

＜電子取引の例＞国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】より
(1)　電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
(2)　インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷(いわゆるハードコピー)を利用
(3)　電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
(4)　クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
(5)　特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
(6)　ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
(7)　請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

＜電子取引の具体的確認事項＞
□ ネットショップ（アマゾン、楽天、モノタロウ等）で会社の備品を購入し、領収書をPDFデータでダウンロードしている
□ 社員がアマゾン等で会社の備品を立替払いし、領収書を電子データで受け取っている
□ 複合機のFAX機能で見積書や請求書を受信し、書面に出力することなく電子データを保存している
□ 電子請求書や電子領収書を受け取っている
□ 電子メール（メール本文や添付ファイル）で請求書や領収書を受け取っている
□ DVDやフラッシュメモリで請求書や領収書のデータを受け取っている
□ ネットショップに出店し、自社の商品を顧客に販売している
□ 公共料金の請求書をインターネットで確認している
□ クレジットカードの利用明細をインターネットで入手している
□ 電子決済サービス（PayPay等）を利用している
□ 社員がネットで購入した旅費（JALやANA等）を立替払い精算している
□ 大手メーカーとの取引に専用のシステム（EDIシステム）を利用している
□ 運送会社の請求データをインターネットで入手している

＜書類確認リストの例＞

【実態調査は全部門、全従業員を対象に】
実態調査は経理部門だけでなく、全部門、全役員・全従業員を対象にします。書類等の受け取りには、役員や従業員による立替払いの経費精算なども含まれているため、次の点に注意しましょう。

１．個人で利用しているメールアドレス
役員や従業員が個人のメールアドレスを利用して飛行機や新幹線のチケットをホームページ上で購入しているケースがあります。この場合、個人のメールアドレスからパスワードを入力してログインしないと、請求者や領収書がダウンロードできません。このようなケースでは、各人から電子データの形式で提出させる業務フローに見直す必要があります。

２．パスワードのかかった添付ファイル
電子メールでの請求書データにパスワードがかかっているケースがあります。この場合、パスワードを解除して保存するか、パスワードのデータも一緒に保存するなど、閲覧可能な状態で保存する必要があります。また、電子メールに添付されたURLから請求書等を受け取るデースでは、ダウンロードの有効期限にも注意しましょう。

３．ＬＩＮＥやチャットの本文での取引
担当者同士が個人のLINEやチャットを使って、電子取引データをやり取りしているケースがあります。この場合、ダウンロードしたメッセージ履歴（ログ）、添付ファイルなどの電子取引データを担当者から提出してもらいます。履歴のダウンロード等ができない場合があるため、各ツールの仕様を確認しましょう。

４．内部牽制についての検討
個人のLINEやチャット、メールアドレス等を利用した電子取引は、不正や誤謬等の発生リスクが高くなります。この機会に、内部牽制を踏まえた社内規程の整備についても検討しましょう。

【自社発行の書類等についても確認しましょう】
電子データの保存は、自社発行する請求書や領収書等の控えなども保存対象です。代表例としては、取引先に電子メールで請求書等を送付しているケースがあります。自社が発行した電子取引データについては、電子データによる保存のルールを検討しましょう。

電子取引データを電子データとして保存するには、法令に定められた要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法の要件を満たさないと、税務調査で指摘されたり、青色申告の承認が取り消されたりするなどの不利な結果を招く恐れがあります。今後の経理のデジタル化を見据え、電子取引データの保存体制をつくりましょう。

【電子取引データの保存要件】
電子取引データの保存には、改ざん防止措置（真実性）、可視性、検索性、保存期間などの要件を満たす必要があります。

＜電子取引データの主な保存要件＞